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１．理事会運営
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項 目
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詳 細
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①期初理事会
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理事会の役割分担説明
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理事長、副理事長、会計理事、その他理事、監事
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総会決議の事業確認
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事業実施に関するスケジュール作成
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定常業務の内訳説明
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法定点検等、任意点検、設備実施、
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機械警備状況の説明会
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警報等の意味と連絡網の設定
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管理員の業務内容説明
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清掃業務と窓口業務の詳細説明
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議事録作成
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理事会便りにより新任役員の挨拶を文を入れる
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②通常理事会
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会計報告
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未収状況、支出承認内訳、月次残高、支払等承認願い
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定常業務の報告
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点検等実施結果の報告・特記事項
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懸案事項の審議
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審議用資料収集、見積もり徴収、参考意見を用意
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事業計画について
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活動の中で次期事業に入れる事項の審議
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アンケート等の実施
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アンケート結果を計画決定に反映させているか
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決議された事業の実施確認
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未達事業は無いか、進捗状況に不備はないか
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保険対応工事の有無
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有れば経緯を広報しているか
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議事録作成
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会議後3日以内を目標に
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③期末理事会
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委託契約関連事項決算月１月前
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契約更新願い、業務報告、委託契約書提示、重要事項説明
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総会準備
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会計報告の監査願、新役員候補の決定ルールの確認、
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次期事業計画の提案
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懸案事業の仕様書及び見積徴収
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大規模修繕工事の有無
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計画見直しの要否
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議事録作成
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２．総会運営
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項 目
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詳 細
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①事業報告
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定常点検等業務を時系列表示
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実施月（日）
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理事長の原稿清書・素案提示
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マンションにより字体や書式は前例によること
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未達成計画の有無
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特別に報告すべき事項の有無、あれば詳しく報告する
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事業実施に関して
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次期事業に反映するべきか
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業務に於ける課題の有無
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遂行上問題があった場合詳しく報告
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特別の緊急事業は無かったか
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突発的に必要となった工事等の有無
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②会計報告
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貸借対照表・収支表
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書式をできる限り統一する
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処理勘定科目に問題ないか
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不適切な勘定科目による会計処理は無いか
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会計監査には充分時間を用意
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監査に時間を充分取り精査して頂く（１週間以上）
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残高証明等は早く揃える
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残高証明は漏れなく取らなければならない
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③事業計画
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点検の当り年確認
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消防設備、特建調査、水道メータ取替、修繕計画の見直他
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定常業務
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理事会・総会・点検・清掃・消防・貯水槽の実施月の明記
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修繕等予定の工事
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実施あれば予定月を明記
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検討計画の作成等
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次期移行の事業に備えて審議する事項を挙げる
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予備費を設定する場合
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懸念される故障に備える工事等概算を予定する
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④予算案
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事業計画に挙がった項目
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概算見積もりを徴収し予算に反映する。
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定常業務費用の見直し
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各種業者の見積もり比較を定期的に行う
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特別清掃などの要否検討
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マンネリ的に実施しないように
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掲示板等の付属設備の取替え
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看板表示板の老朽化は無いか
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備品の耐用年数のチェック
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字体書式は変更しない
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⑤総会当日
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決議要件の確認
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議決権総数・区分所有者数・外部オーナー
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成立の証明
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過半数・２/３・３/４・４/５を計算準備する
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会議出席者名簿
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区分所有者一覧を準備する
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委任状
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綴り、無効票の有無と判定
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議決権行使書提出者
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〃
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書類発行についての留意事項
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理事会案内
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理事会議事録
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理事会回覧前
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理事会便り
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理事長回覧前
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総会議案書（案）
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素案の段階・印刷前
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総会議事録
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素案の段階・印刷前
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理事会運営心得
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議題の準備
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項 目
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詳 細
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報告事項
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会計報告
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貸借対照表・月次収支一覧・特記事項・滞納状況（件名・金額）
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管理員月間業務報告
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定例報告による
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工事等実施状況報告
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期間・業者・見積額・実施状況・完成検収・支払予定等
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審議事項
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審議事項に入る
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前回の経過説明・現況報告・審議事項・決定時期を宣言する
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議事進行は理事長が原則
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全資料を理事長に渡す、（可能な限り事前に渡す）
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議事進行を促すには
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出席状況をみて定刻となったので始めることにします
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①修繕等工事の実施について
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緊急度合い・補足説明・費用の得失・その他見積の要否
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②苦情対策
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管理規約を参照
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③専有部の工事等申請
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規約により適切であれば承認・注意事項をアドバイスする
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④不法行為の訴え
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警告等の文案を作成し提案する（資料に入れておく）
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意見調整
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賛否が拮抗して会議が膠着した
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①双方の意見が明確な場合
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簡潔な短文章により標記する
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②感情的な対立がある場合
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日を新ためてフロントで妥協案を作成することにする
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③次回に再度審議とする
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理事長が意見を取り下げて新規に協議の場を作る
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④正当性を資料で示すこと
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法定による事などを強調して実施の必要性を説く
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⑤費用がネックの場合
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新規の見積もり先を探す
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⑥結論を急ぐ場合
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多数決で決める（過半数）
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⑦先送り可能なら
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緊急でなければ結論を先延ばしする
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突発的な工事実施に関する理事会の進め方
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発生報告
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原因を客観的時系列で報告
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組合の立場に立って必要な手続きの説明を行う
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原因究明
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原因者特定の可否
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保険対応に関連するので不明の場合は不明とする
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工事の緊急度
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緊急に工事を要する場合
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保険対応可能であれば、早めに手続きをする
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①臨時理事会の要否
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工事内容によっては理事会招集を進める
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②定額業務外かどうかで判定
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覚書による事を支援業務であることを告知する
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③理事会により業者を決める
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２社以上の業者を提案する、不可能なら１社でも止むを得ない
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④見積もりを確定
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工事日程の決定（短い工期がベター）
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⑤工事着工・完成・立合い
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各工程で立合いをする
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⑥工事検収後費用支払
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理事会にて妥当性を検討の上、承認頂く
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